MESIN KANTOR ELEKTRONIK

BAB IV

MACAM-MACAM MESIN KANTOR ELEKTRONIK

4.1   Mesin Ketik Elektronik

Gambar.2.1.Mesin ketik elektronik

A.  Perbedaan mesin ketik elektr-mekanik dan mesin ketik elektronis

Perbedaan antara mesin ketik Elektr-mekanis dan mesin ketik Elektronis adalah bahwa mesin listrik tidak mempunyai bagian yang bergerak (seperti roda gigi dan luas), tetapi hanya memiliki sirkuit mikro-elektronis. Bila sebuah tombol ditekan, suatu kode digital diteruskan kekepala huruf dan memerintakan apa yang harus yang dilakukan.

B.  Keunggulan mesin ketik elektronik

Mesin ketik elektronik, mempunyai lebih banyak keistimewaan yang dapat meningkatakan produktifitas dan presentasi pengetikan ; mesin ini juga lebih tidak berisik dan memberikan peluang untuk meningkatakn dan dapat memberikan peluang untuk meningkatkan dan untuk dihubungkan dengan komputer mikro. Selain itu mesin ketik elektronik juga memiliki keunggulan lain seperti :

1) Koreksi pengangkatan otomatis; mesin ketik elektronik memiliki memori koreksi yang mengingat karakter yaang baru saja diketik. Koreksi dilakukan denga menekan sebuah tombol untuk mundur dan secara otomatis mengingat karakter yang salah.

2)   Ada mesin yang hanya dapat mengoreksi satu baris, yang lain lagi dapat mengoreksi karakter yang tersebar pada beberapa baris. (N,B mesin ketik yang dapat digunakan untuk mengedit melakukan pengeditan didalam memori mesin sehingga tidak perlu membuat koreksi pengangkatan atas apa yang telah diketik di atas kertas)

3)   Peraga baris (line display) Banyak mesin yang memiliki peraga LED (light emitting diode) yang memperlihatkan 10 hingga 40 karakter sehingga memungkinkan dilakukanya koreksi pada peraga sebelum dicetak. Kata-kata didalam memori dapat dipanggil pada peraga baris untuk pengecekan atau pengubahan.

4)   Spasi dan pitch yang profesional Jumlah karakter yang dapat diketik pada satu inci disebut pitch. Spasi yang proporsional mengubah-ubah jumlah karakter dalam satu inci sebanding dengan ukuran individualnya sehingga menghasilkan efek yang rapi.

5)   Fasilitas pengeditan Pengeditan dasar adalah koreksi yang dibuat karakter sehingga sangat lambat bila orang lain ingin menghapus sejumlah kata. Tidak mudah untuk mengubah kata atau kalimat di dalam dokumen karena kata atau kalimat iotu harus dihapus lebih dahulu dan kemudian diketik kembali. Mesin yang lebih mahal memungkinkan penghapusan blok teks atau pemindahan teks dari satu bagian ke bagian lain. Ada pula mesin yang memiliki fasilitas mailmerge.

6)   Cetak Tebal Ini didapatkan terutama pada mesin “heavy duty” dan efeknya ditimbulkan dengan daisy wheel yang menghantam pita sebanyak dua kali, pukulan kedua sedikit bergeser ke samping sehingga menimbulkan efek citra sangat jelas dan rapi.

7)   Penjajaran (justification) Margin kanan diratakan secara otomatis.

8) Garis bawah otomatis Sewaktu kata diketik, kata tersebut digaris bawahi secara otomatis, tidak perlu kembali ke depan kata bersangkutan dan mengetik ulang garis bawahnya.

9)  Penempatan di tengah (centering) Judul dan sebagainya dapat secara otomatis diletakkan di tengah dengan menyentuh sebuah tombol. Fungsi ini terutama ada pada mesin heavy duty.

10)  Tabulasi decimal Kolom angka decimal dapat dibariskan secara otomatis pada titik decimal.

11)    Tombol setengah spasi Gerakan dengan setengah spasi, jadi koreksi kesalahan ejaan dengan menyisipkan huruf yang terlewatkan dapat dilakukan.

12) pengumpan kertas otomatis Ini adalah pengumpan otomatis lembaran kertas ke dalam posisi yang sudah ditentukan sebelumnya. Kertas pun siap untuk diketik.

13)    Tombol pengulang otomatis Bila tombol tetap ditekan, maka karakter yang sama akan terus diketik.

14)   Penggeser mundur kereta otomatis Setiap akli akhir baris dicapai, roda huruf secara otomatis berpindah kebaris berikutnya. Pengentikan tidak perlu dihentikan karena karakter yang diketik disimpan di dalam memori penyangga (buffer memory) pada mesin dan kemudian diketikan kereta sudah berada pada posisinya di baris berikutnya.

15)   Inden blok Satu blok kertas atau paragraf dapat secara otomatis diinden (dimulai beberapa ketikan dari margin kiri) sehingga meningkatkan mutu penyajian.

16)      Memori formulir Tata letak formulir dapat disimpan dengan menekan sebuah tombol, posisi dapat digerakkan dengan cepat ke atas, ke bawah dan ke samping, suatu keistimewaan yang sangat berguna untuk formulir yang sudah dicetak sebelumnya.

17)   Tabulasi garis vertikal Bila beragam terjadi dari satu posisi tabulasi ke posisi tabulasi yang lain, maka garis vertikal dapat dicetak secara otomatis.

C.  Komponen mesin ketik elektronik

1)  Memory

Ada tiga jenis memory utamanya yaitu :

a.   Mesin yang hanya dapat mengoreksi; mesin ini mempunyai memory kecil yang menyimpan (sekitar enam hingga beberapa ratus karakter huruf) apa yang baru saja diketik/koreksi dapat dibuat dengan satu pukulan tombol yang mengangkat kesalahan ketik dan huruf yang benar menggantiaknnya. Mesin ini memiliki keistimewaan lain (misalnya, spasi yang propesioanal), tetapi tidak memiliki memori yang dapat menyimpan teks untuk pengetikan ulang dan pengeditan.

b.   Mesin yang dapat menyimpan, mesin ini memungkinkan, paragraf yang kerap digunakan, surat singkat, dan sebagainya untuk diketik secara otomatis (20 karakter perdetik) dan menggabungkanya dengan teks lain. Memorinya dapat mencapai lebih dari 100 karakter.

c.   Mesin yang dapat digunakan untuk mengedit, mesin ini memiliki memori yang jauh lebih besar hingga 64.000 karakter. Teks dapat disimpan dan diedit dan memiliki peraga satu baris sekitar 30 karakter agar baris bersangkutan dapat diperiksa atau diperbaiki.

2)  Pita mesin ketik

Sebagian besar mesin ketik dapat menggunakan pita dari perbagai pabrik dan harga sangat bervariasi. Dewasa ini, kebanyakkan mesin ketik dengan bola huruf menggunakan jenis pita yang sama. Dalam memilih pita sebaiknya anda memeriksa harga dari penyalur yang berbeda untuk mendapatkan harga yang masuk akal. Pita kain lebih ekonomis, tetapi mutu pengetikakannya lebih rendah. Pita film karbon yang memberikan cetakan kualitas tinggi semakin banyak digunakan.

3)  Kertas sinambung

Bila formulir rutin yang panjang, seperti faktur, harus diisi juru ketik, banyak waktu yang dihabiskan untuk menyisipkan kertas karbon dan memasang formulir ke dalam mesin. Persiapan ini dapat sangat dikurangi dengan penggunaan kertas sinambung. Alat tambahan dapat dipasang pada kereta mesin ketik untuk mengambil sejumlah formulir yang tercetak pada lembaran yang panjang yang biasanya dilipat secara zigzag. Formulir yang berurutan dengan demikian diumpankan ke dalam mesin hanya dengan memutar silinder. Bagian belakang dari aslinya dan aslinya semua kecuali salinan yang terakhir dilapisi dengan karbon atau sebuah alat tambahan yang memungkinkan lembaran kertas karbon atau pita digunakan berulang-ulang dengan menariknya ke bawah pada perangkat formulir berikutnya setelah setiap pengetikan diselesaikan. Anda juga dapat menggunakan kertas yang mengandung zat kimia yang menghasilkan salinan tanpa memerlukan kertas karbon

D.  Mesin ketik elektronik yang dihubungkan dengan computer

Gambar 2.1. Mesin ketik yang dihubungkan dengan komputer

Mesin ketik dapat dihubungkan dengan komputer mikro sehingga berfungsi sebagai pencetak (printer) atau terminal masukkan (input terminal). Sebagian besar pabrik mesin ketik menyediakan fasilitas ini, tetapi anda sebaiknya memiliki jenis huruf yang sesuai.

Microwriter hanya memiliki enam tombol dan berukuran 9 x 4 inci. Tombol-tombolnya terpasang sedemikian rupa sehingga sesuai untuk digunakan untuk jari-jari pada satu tangan. Pada bagian atasnya terdapat peraga kristal cair 14 karakter dan pada masing-masing ujungnya terdapat soket untuk dihubungkan dengan TV atau monitor, pencetak, tape-recorder dan adaptor listrik. Untuk memperolah huruf atau angka, dua tombol harus ditekan sekaligus. Untuk mendapatkan tanda baca dan perintah pengelohan kata terdapat empat tombol shift. Memori sekitar 8 KB dan dapat menyimpan sekitar 5 halaman naskah ketik berukuran A4. kecepatannya sekitar 50 kata per menit. Hubungan TV (TV interface) diperlukan untuk memperagakan hingga 24 baris teks sekaligus dan hingga 60 karakter pada setiap baris.

4.2   Mesin Hitung Elektronik (Elektronik Calculating Machine)

A.  Ciri-cirinya

a.   Tenaga penggerakannya menggunakan sinar matahari, batrei dan listrik.

b.   Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik

c.   Hasil perhitungan (output), cepat dan mudah dilakukan

d.   Bentuk kecil dan ringan.

B.  Jenis-jenisnya

1.   Berdasarkan tenaga penggeraknya

1)   Solar powered calculator: Pengoperasiannya denagn cara membuka tutupnya dan bila tidak dioperasikan tutuplah.

2) Solar/baterai power calculator: Pengoperasiannya dengan baterai/sinar matahari.

3)   Baterai powerd calculator: Pengoperasiannya dengan baterai

4)   Baterai/electric powered calculator: Pengoperasiannya dengan baterai kering atau listrik

5)   Electric powered calculator: Pengoperasiannya dengan tenaga listrik

2.   Berdasarkan bentuk dan ukurannya

a.   Card calculator: Bentuknya kecil, tipis dengan tombol rata dengan permukaan

b.   Wallet calculator: Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup lipatan seperti dompet

c.   Hard calculator: Bentuknya kecil dan dilengkapi dengan tutup plastic seperti kantong

d.   Semi desktop calculator: Bentuk besar dipergunakan diatas meja

e.   Dekstop calculator: Bentuk besar, dan dipergunakan dikantor-kantor

3.   Berdasarkan penggunaanya

a)   Financial/business calculator: memuat tombol (ombo) yang spesifik untuk perhitungan bisnis atau finansial

b)   Scientific calculator: memuat tombol yang spesifik untuk perhitungan matematis

c)   Office calculator: Digunakan di kantor-kantor

4.   Berdasarkan Penampilan hasilnya

1.   Non pointing calculator: Hasil perhitungannya hanya tampak pada display

2.   Printing calculator: Hasil perhitungan tampak pada display dan tercetak pada kertas hitung

5.   Berdasarkan kemampuan operasinya (banyaknya digit)

1)   Mulai dari 8, 10, 12,14, dan 16 digit

4.3   Cash Register

     Gambar 2.2. Cash register

A.  Ciri-cirinya

a.   Komponen dan cara kerja mesinnya elektronik.

b.   Tenaga penggeraknya menggunakan listrik.

c.   Bisa dipergunakan (tipe tertentu) untuk menampakan nama barang pada display.

d.   Bisa digabung dengan cash register lain atau dengan komputer.

e.   Bisa digunakan 1-8 kasir dengan pencacatatan terpisah

f.     Memiliki 1-30 departemen paad satu mesin.

B.  Jenis-jenisnya

Jenis-jenis cash register ini dapat dilihat berdasarkan:

1.   Sistem operasinya

a.   Cash register berdiri sendiri (stand alone)

b.   Cash register yang dapat digabung dengan cash register lainnya

c.   Cash register atau kelompok kerja yang dikendalikan oleh induk (local area network)

2.   Banyaknya departemen

a)   Cash register kecil (1-8 departemen)

b)   Cash register sedang (10-29 departemen)

c)   Cash register besar (lebih dari 20 departemen)

3.   Berdasarkan banyaknya kasir (operator)

a.   Cash register untuk 1 kasir

b.   Cash register untuk 4 kasir

c.   Cash register untuk 8 kasir

C.  Komponen (cash register merek TEC MA 210-20)

Komponen mesinnya

1.   Layar Belakang (untuk pembeli)

·        (-) untuk operasi RTN MOSE (return merchandise), pengembalian barang yang telah dijual

·        Z untuk operasi (z-) dan (z+) yaitu berupa discount/potongan harga dalam %

·        TXBL untuk operasi TXBTL (taxable total), penjumlahan harga jual ditambah pajak

·        ST untuk operasi subtotal

·        TL untuk operasi total

·        CG untuk operasi change due, pemberian uang kembali

·        SHORT untuk operasi shortage, jumlah pembayaran lebih kecil dari harga barang

2.   Layar depan (untuk operator)

Memuat 11 angka dan 10 lampu pesan yaitu:

Ø Delapan angka dibawah AMOUNT, menunjukkan besarnya transaksi

Ø Tiga angka di depan (di bawah PLU), menunjukkan kode PLU (Price Look Up)

Ø Angka kedua dan ketiga dari depan dibawah DPT menunjukkan kode departemen

Ø Angka ketiga dari depan (RPT) menunjukkan perhitungan ulang antara departemen atau PLU

Ø SLP Operasi validation slip, (mencetak lembar validasi)

Ø ALM Operasi alarm, berfungsi jika terjadi kesalahan tujuh lampu lainnya sama dengan lampu belakang

3.   Keyboard

Pada papan kunci ini terdapat kelompok tombol fungsi, tombol angka dan tombol departemen.

4.   Laci Uang (Cash drawer)

Memuat petak-petak untuk menyimpan uang (dikelompokkan) berdasarkan kelompok uang sejenis (ratusan, ribu dan seterusnya)

5.   Mode kunci (mode leek)

o   Kunci reg, digunakan oleh kasir

o   Kunci X, dipergunakan oleh pembantu/coordinator kasir

o    Kunci NA, dipergunakan oleh manajer (untuk mencocokan uang yang ada di kas dengan jumlah uang yang tertulis pada kertas hitung. (OFF-REG-X-Z)

o   Kunci set, dipergunakan oleh rogramer (OFF-SET)

6.   Kunci kasir (elerk loek)

Memuat 4 kasir dan untuk tiap kasir memiliki anak kunci (satu lubang untuk dua kasir)

7.   Kunci ON-OFF (receipt-on-off switch)

Pada posisi ON, transaksi tercetak pada bukti penerimaan ( kertas receipt) dan kertas jurnal. Sedangkan pada posisi off, transaksi hanya masuk/tercetak pada kertas jurnal.

8.   Kunci tutup pencetak (print cover lock)

Berfungsi untuk membuka dan menutup pencetak dengan menggunakan anak kunci

9.   Tanda terima jurnal (receipt and journal)

Kertas jurnal terletak disebelah kiri dan dipotonh untuk diberikan pada pembeli, sedangkan kertas jurnal disebelah kanan untuk mengetahui transaksi kas

10.       Tutup pencetak (printer cover)

Komponen keyboard

1.   Kunci penampilan jumlah penerimaan [RCPT]

Kunci ini digunakan untuk menampilakan hasil penjualan (jumlah transaksi kas) caranya :  letakkan RCPT tanpa memasukan angka

2.   Kunci pengembalian barang (returned merchandise key) [RTN, MDSE]

Berfungsi untuk mengurangi transaksi kas karena ada barang yang dikembalikan untuk pembeli.

3.   Kunci penggali (multiplication key) [X]

Berfungsi untuk mengalikan jumlah barang dengan harga barang

4.   Kunci penghapus item (item correct key) [ ITMR, CORR ]

Berfungsi untuk mengkapus transaksi terakhir yang tercetak pada register

5.   Kunci PLU (Price Look Up)

Berfungsi untuk memasukan jumlah dalam register dengan harga yang telah diprogramkan dengan kode PLU

6.   Kunci angka : untuk memasukkan nilai angka berupa harga, jumlah dan nomor kode PLU, Sedangkan titik decimal berfungsi untuk memasukkan angka decimal

7.   Kunci koreksi (clear key)

Berfungsi untuk membatalkan pemasukan angka sebelum menekan kunci fungsi lain

11.  Kunci pencetak validasi (validation key) [VALI, DATE]

 Berfungsi untuk mencetak jumlah transaksi

12.  kunci kertas tanda terima (receipt feed key) [RF]

               Berfungsi untuk memajukan kertas

13.  Kunci kertas jurnal (journal feed key) [JF]

 Berfungsi untuk memajukan kertas jurnal (untuk audit)

14.  Kunci tanda dan no sale (non add key and no sale key) [II/NS]

               Berfungsi untuk mencetak tanda (nomor langganan, kartu kredit) dan
               untuk mengetahui jumlah uang dalam laci

15.  Kunci potongan harga (amount discount key)

Berfungsi untuk mengurangi jumlah potongan harga dari total penjualan

16.  Kunci persen potongan harga (precent discount key) [ %+]

Berfungsi untuk mengurangi potongan harga dalam % dari total penjualan

17.  Kunci jumlah kredit (credit total key) [ CRT ]

Berfungsi apabila pembayaran dengan kartu kredit

18.  Kunci setoran di luar transaksi [ r/a ]

Berfungsi untuk memasukan uang persediaan kas bukan karena transaksi

19. Kunci pengambilan uang kas [ PO ]

Berfungsi untuk mengurangi uang dalam kas di luar transaksi

20. Kunci penerimaan cek (cheque tender key) [ CHK, TND ]

Berfungsi memasukkan jumlah pembayaran dengan menggunakan cek

Reverensi

Ilmu Administrasi. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

      Http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu- 

      administrasi-dan-manajemen. Diakses 7 Maret 2015 (19.30)

Edwar Muhammad. 2010. Teknologi Perkantoran. Surabaya. Unesa University Press.

Reverensi Gambar

Anonim. 2012. Cash Register. http://abacuscashregister.com/2012/08/cash-register.html.
       Diakses 7 Maret 2015 (20.00)

Gunawan, Arfah. 2014. Perubahan sosial :Dari mesin ketik hingga tablet/Ipad. 
        http://arfahgunawan.heck.in/2014/08/perubahan-sosial-dari-mesin-ketik-hingga-tablet-
        atau-ipad.html. Diakses 29 Maret 2015 (20.00)