MESIN KOMUNIKASI DALAM PERKANTORAN

BAB V

MESIN-MESIN KOMUNIKASI DALAM PERKANTORAN

5.1  Perkembangan Mesin Komunikasi dalam Perkantoran

Perkembangan Mesin Komunikasi diawali dengan semakin majunya teknologi komputer, membuat mengecilnya ukuran fisik komputer seperti laptop, tablet dan sebagainnya. Kecenderungan orang untuk berpindah –pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Sehingga dapat dikatakan dengan perkembangan mesin komunikasi dalam perkantoran mengakibatkan munculnya Kantor maya. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukungmahalnya sewa lahan dikota-kota besar mendorong tumbuhnya kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik.

 Kegiatan kantor dapat dilakukan dimanapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik.Untuk Keperluan ini banyak perusahaan portal internet menyediakan jasa kantor maya. Telekomunikasi mencakup komunikasi lewat radio. Telekomunikasi mungkin menyampaikan percakapan, bahan tulis dan tangan, gambar faesmile, lukisan dan sebagainya, atau citra televisi. Sistemnya dapat internal, yaitu di antara titik-titik di dalam gedung atau kelompok gedung yang sama, atau eksternal, yaitu berhubungan melewati koneksi Telkom dengan titik-titik yang lebih jauh di negara yang sama atau negara lain.

5.2  Jenis-jenis Mesin Komunikasi dalam Perkantoran

A. Telepon

          Pelayanan telepon Telkom digunakan secara begitu luas sehingga tidak memerlukan uraian umum. Adapun jenis yang paling lazim digunakan adalah :

a.   Telepon meja (tablephone) dan Triphone untuk diletakan di atas meja.

b.   Telepon dinding (wallphone) untuk dipasang pada dinding

c.   Telepon dengan pegeras suara (lound speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara

d.   Telephone genggam (handphone) bentuknya kecil sehingga mudah di bawa kemana saja. Sekarang ini telepon semacam ini semakin digunakan oleh kalangan eksekutif serta semakin marak pula digunakan oleh muda-mudi yang ekonomi keluarganya mampu.

Ada beberapa peralatan tambahan aksesoris yang dapat di pasang pada pesawat telepon jika perlu yakni antara lain :

a.   Bel dengan berbagai ukuran untuk digunakan bila bel standar tidak berbunyikeras

b.   Sinyal, lampu yang memperjelas bel secara umum

c.   Head set, kombinasi penerimaan dan mikrofon yang dipasang pada ikat kepala dari kawat. Walaupun umumnya digunakan oleh operator papan saklar, alat ini dapat pula di pasang untuk menerima pesanan, petugas pemeriksa dan pegawai lain yang menggunakan telepon, sedangkan kedua tangannya harus bebas agar dapat melakukan pekerjaan lain.

d. Boks koin, (versi yang portable), digunakan untuk mengumpulkan tagihan dari anggota masyarakat atau staf yang mengadakan pembicaraan telepon pribadi

e. Alat pemanggil, yang dapat digunakan untuk pemutaran angka otomatis untuk nomor telepon yang sering digunakan. Alat pemanggil dengan tombol, menyimpan hingga 32 nomor, yang masing-masing tombol dapat diputar dengan menekan tombol tertentu. Alat Pemanggil kartu memutar angka bila kartu yang sudah dilubangi sebelumnya. Pada alat pemanggil kartu nomor disimpan pada kartu plastic berlubang. Sedangkan alat pemanggil pita menyimpan hingga 400 nomor pada pita magnetic Sebuah roda bersimpul  berputar hingga nama pelanggan yang akan dipanggil muncul pada lubang dan ketika tombol diketik, nomor bersangkutan diputar.

f.     Meter untuk mengetahui panggilan

Juga terdapat alat-alat seperti alarm otomatis, yang dapat dibeli dari pabrik. Sebelum menggunakan alat-alat ini, anda dianjurkan mengecek ke kantor Telkom untuk mengethaui boleh tidaknya alat-alat bersangkutan digunakan.

Perangkat Penjawab Telepon

Alat ini secara otomatis menjawab telepon yang tidak diangkat dan dapat:

1.   Mengirimkan pesan yang direkam kepada pemanggil

2.   Meminta pemanggil untuk merekam pesan

3.   Digunakan sebagai mesin dikte jarak jauh

4.   Secara otomatis mengulang setiap pesan yang direkam oleh pemanggil, sewaktu diminta untuk melakukannya dengan menggunakan kata sandi rahasia yang diucapkan lewat telepon oleh orang yang berwenang.

B. Radio telepon

Radio telepon merupakan sarana komunikasi yang berguna antara stasiun pusat dan unit bergerak seperti mobil, truk, atau alat yang dilengkapi dengan alat portabel. Perangkat radio seperti ini sering juga dikenal dengan perangkat dua meteran seperti HT (handi talki). Rick serta sebelas meteran seperti olben.

C.  Teleprinter

Teleprinter hampir sama dengan telepon. Akan tetapi, bila telepon menggunakan kata-kata lisan maka teleprinter adalah menggunakan kata-kata tertulis. Teleprinter adalah mesin yang dapat mengetik pesan, teks yang direproduksi dari kejauhan pada mesin yang serupa. Mesin pengiriman dan peneriman tersebut dihubungkan dengan kabel telegram atau radio.

Teleprinter dapat menyewa pada pelayanan teleks, mesin ini dapat dihubungkan dengan memutar angka, dengan mesin teleks pelanggan lain, temasuk yang berada di luar negeri. Biaya dibebankan untuk setiap hubungan menurut waktu yang digunakan. Selain itu, alat tersebut dapat digunakan untuk menerima dan mengirim telegram dan kawat.

Teleprinter yang dihubungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup sampai ditunggui sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk diterima dan dicetak secara otomatis. Pelayanan ini sangat penting untuk komunikasi internasional di antara zona waktu yang berbeda. Bila perlu pesan dapat diacak agar tetap rahasia hingga dirapikan kembali oleh yang berwenang.

D. Telegram Facsimile

Dengan telegram facsimile (atau komunikasi grafis) bahan tertulis, gambar, lukisan, dan sebagainya dapat dikirim lewat saluran telepon umum atau pribadi atau lewat radio.

Bahan yang akan dikirim diumpanakan, pada kertas berukuran A4 atau A5, ke dalam mesin pegirim dan diteruskan melewati mesin drum. Drum serupa pada mesin penerimaan memuat kertas fotografik.

Caranya kerjanya:

1.   Pengirim mengadakan kontak dengan stasium melalui telepon terlebih dahulu. Sebuah tombol lalu ditekan pada titik pengiriman untuk menghidupkan drum yang berputar dengan kecepatan sama pada kedua mesin pengirim maupu penerima

2.  Sewaktu drum pada titik pengirim berputar, kertas pun disoroti oleh sinar lampu, dan ketika sorotan jatuh pada bidangnya terang atau gelap, sinyal dikirimkan ke titik penerima. Di sini, sinyal tersebut diubah kembali menjadi cahaya yang jatuh pada kertas fotografik sehingga menghasilkan salinan facsimile.

E. Telenote

Ini adalah sistem untuk pengiriman bahan yang ditulis atau digambar dengan tenaga lewat sirkuit telepon, entah pribadi, nasional atau internasional. Pengirim memggambar atau menulis dengan menggunakan bolpoin yang dihubungkan dengan kabel yang fleksibel ke transmitor. Secara serentak, garis-garis yang sama dirunut di atas kertas oleh alat penerima pada ujung lain sirkuit telepon. Pengiriman dapat terjadi secara bersamaan dengan percakapan telepon sehingga memungkinkan pesan tertulis dilengkapi dengan ilustrasi gamar, rumus atau informasi lain yang tidak dapat diungkapkan dengan mudah dalam kata-kata. Alat untuk mengirim dan menerima dapat berupa unit yang terpisah, atau tergabung di dalam satu instrumen, yaitu transreciever.

F. Sistem Komunikasi Lain

1.  Sistem Pemanggil Umum

Sistem pengeras suara ini digunakan secara luas di pabrik, toko, supermarket, kantor dan sebagainya. Sistem pemanggilan umum ini sebagai sarana untuk memberikan instruksi atau mendapatkan orang yang mungkin tidak berada di ruang kantor mereka. Sistem ini bisa digunakan di kantor, memiliki kerugian, yaitu untuk menarik perhatian satu orang, maka perhatian semua pekerja lain teralih dari pekerjaan mereka.

2.    Lokasi Staf

Sistem sinyal sederhana dengan bel untuk memanggil kurir atau juru tulis sudah merupakan hal yang umum. Ada pula sistem sinyal yang dirancang untuk melacak eksekutif dan orang lain yang selalu berkeliling di dalam gedung yang besar atau wilayah yang luas dalam menjalankan tugas mereka. Sinyal ini dapat berupa bunyi, kombinasi lampu berwarna, atau radio. Bila sinyal dibuat oleh radio, orang yang mungkin dipanggil harus membawah sebuah alat penerima berukuran kecil yang memancarkan sinyal dibawah kendali transmiter pusat. Alat penerima berukuran saku juga menyediakan fasilitas pembicaraan satu atau dua arah untuk menyampaikan pesan.

3.    Televisi Sirkuit Tertutup (close – circuit television)

Ini adalah sarana komunikasi yang memiliki kegunaan yang sangat bervariasi. Suatu sistem yang terdiri dari sebuah kamera vidio, sirkuit penghubung dan layar televisi; hubungan suara juga dapat disediakan bila perlu. Sistem ini mungkin pula dihubungkan dengan alat perekan vidio/suara yang akan menyimpan sinyal yang melewati sirkuit, sehingga memungkinkan sinyal tersebut diputar ulang pada layar monitor belakang. Pada dasarnya, televisi sirkuit tertutup adalah sarana untuk melihat kejauhan, umumnya antar sirkuit pribadi.

Di kantor, gedung, toko dan sebagainya, televisi sirkuit tertutup digunakan sebagai alat bantu keamanan. Alat ini memungkinkan penjaga untuk mengamati banyak daerah kritis dari ruang pusat. Alat ini juga digunakan untuk menyampaikan informasi, misalnya berita keuangan dan bursa efek, dan sebagai sarana untuk manayangkan dokumen yang disimpan dalam departemen pengarsipan pusat pada layar di belakang kantor yang jauh.

G. Jaringan Area Lokal (Local Area Network/LAN)

1) Jaringan Bintang

Lalu lintas suara dalam lebar gelombang (bandwidth) yang terlalu rendah untuk menangani transmisi vidio. Lebar gelombang berhubungan dengan kemampuan LAN untuk mengirim bit (bit adalah sepotong kata). Kenbanyakan LAN bekrja pada satu juta (bpd). Kecepatan fektivitasnya bergantung pada apakah sistem bersangkutan merupakan gelombang lebar atau gelombang dasar. Sistem gelombang dasar lebih murah dan beroperasi hanya pada satu saluran frekuensi pada satu kesempatan atau menggunakan kabel koaksial yang sederhana. Sistem gelombang lebar menggunakan kabel yang lebih rumit dan beroperasi pada lebih dari satu frekuensi sekaligus.

2) Wangnet

Jaringan ini adalah pesaing dan dirancang terutama digunakan wangnet, tetapi dengan menggunakan sambungan antar muka khusus dapat dihubungkan dengan peralatan buatan pabrik lain. Wangnet dapat menangani teks, data, suara dan vidio. Masing-masing dari jenis transmisi yang berbeda tersebut memiliki salurannya sendiri atas sambungan komunikasi, sehingga sistem jenis ini dikenal sebagai gelombang lebar (broadband).

 Suatu jaringan kabel serat-optik akan digunakan dan sinyal akan diteruskan dari antena cakram ke jaringan komputer pengalih yang kemudian akan mengarahkan transmisi melintas jaringan tersebut ke penerima. Teknologi tersebut dapat mengubah secara dramatis transmisi percakapan telepon, televisi, surat kabar, transfer dana elektronis antar rumah tangga, bisnis dan bidang sektor umum.

H. Mesin Dikte

Mesin Dikte merupakan sarana yang memungkinkan korespondensi, laporan, intruksi, dan sebagainya untuk direkam kemudian disalin oleh seorang juru ketik. Rekaman dapat digoreskan, seperti halnya jalur dibuat pada sabuk plastik atau disk, atau magnetik pada pita, disk, atau sabuk. Rekaman yang digoreskan bersifat permanen dan tidak dapat dikoreksi selama pendiktean. Namun, rekan tersebut dapat disimpan dengan sedikit bahaya atau rusak atau penghapusan yang tidak disengaja. Rekaman yang digoreskan dapat diserut untuk menghilangkan permukaan yang beralur dan kemudian digunakan ulang. Banyaknya penggunaan ulang pergantung pada ketebalan bahan. Rekaman magnetik dapat dihapus dan dikoreksi selama pendiktean. Rekaman ini dpat pula dihapus dan digunakan ulang, barangkali sampai ratusan kali, kecuali rekaman dengan goresan yang tidak dapat dihapus.

Walaupun mesin dikte dapat dioperasikan dengan sedikit latihan, para eksekutif dianjurkan untuk mendengarkan secara kritis rekaman mereka sendiri dan berlatih untuk mengucapkan kata-kata dengan cermat. Kecerobohan dalam mendikte menyebabkan kesalahan dalam salinan atau, paling tidak pemborosan waktu juru ketik dalam mendengarkan rekaman dua atau tiga kali sambil berusaha menangkap kata atau frase yang tidak jelas.

I.     Mesin Stenografi

Ini adalah mesin yang memungkinkan operator menyalin dikte, merekamnya dengan ketikan. Setiap baris di atas pita kertas menggambarkan suku kata yang dicetak dengan menekan secara serentak kombinasi tombol yang tepat pada mesin. Mesin itu sendiri itu mudah dipindah-pindahkan dan operator yang terampil dapat mencapai kecepatan yang sangat tinggi.

Mesin stenografi sangat cocok untuk pembuatan laporan rapat, karena pitanya dapat diteruskan kepada juru ketik sekali-kali selama jalannya rapat sehingga pengetikan dapat berlangsung hampir secara serentak.

Perbandingan antara mesin stenografi dan mesin dikte

Sistem steno yang lazim digunakan terdiri dari dia jenis:

a.   Sistem steno yang dapat ditulis dengan kecepatan tinggi tetapi hanya setelah pelatihan dan praktek yang ekstensif

b.   Sistem steno yang kerap didasarkan kepada abjad yang normal, yang lebih mudah dipelajari, tetapi tidak dapat dituliskan dengan begitu cepat.

Kemampuan menulis dengan kecepatan tinggi penting dalam pembuatan laporan yang harfiah, tetapi sistem yang lebih lambat kerap dirasa memadai untuk tujuan umum.

Kebiasaan mediktekan surat bisnis dan sebagainya kepada penulis steno mulai digantikan oleh penggunaan mesin dikte karena mesin memberikan keuntungan utama seperti berikut:

a.   Juru ketik tidak perlu hadir dalam pendiktean

b.   Dikte dapat direkam butir demi butir sementara personel muncul

c.   Dikte dapat direkam jauh dari kantor

d.   Rekaman dapat dikirim lewat pois untuk disalin

e.   Penyalinan oleh juru ketik dari rekaman yang baik dapat lebih cepat daripada penyalinan dari catatan steno

5.3  Kelebihan dan Kekurangan Mesin Komunikasi dalam Kantor

Kelebihan

1.   Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin-mesin kantor dan sebagainya.

2.   Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif

3.   Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus

4.   Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai

5. Mendukung kegiatan sosial. Orang –orang yang tidak dapat meniinggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Kekurangan

1.   Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan

2.   Bisa muncul rasa ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang

3.   Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka.

4.  Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan dirumah, Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kantor.

Reverensi

Diah, Agitha. 2013. Makalah Teknologi Perkantoran. http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html. Diakses 21 Maret 2015 (19.00)

Ilmu Administrasi. 2008. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

       Http://ilmuadministrasi.wordpress.com/2008/12/Pengantar-ilmu- 

       administrasi-dan-manajemen. Diakses 20 Maret 2015 (19.30)

Wikipedia Bahasa Indonesia. 2015. Telepon. http://id.wikipedia.org/wiki/Telepon. Diakses 20 Maret 2015 (19.00)

Reverensi Gambar

Setiyana, Ira. 2013. Mesin Kantor. http://ieraperkantoran.wordpress.com/2013/01/mesin-kantor.html. diakses 20 februari 2015 (19.00)

Gunawan, Arfah. 2014. Perubahan sosial :Dari mesin ketik hingga tablet/Ipad. http://arfahgunawan.heck.in/2014/08/perubahan-sosial-dari-mesin-ketik-hingga-tablet-atau-ipad.html. Diakses 29 Maret 2015 (20.00)

 Anonim. 2014. Telenote large display caller ID and clock low vision caller. http://www.ebay.com/itm/Telenote-Large-Display-Caller-ID-and-Clock-Low-Vision-Caller-I-D-/111534674082. Diakses 1 April 2015 (10.00).